PENDAHULUAN DAN
RUANG LINGKUP
Tidak ada bisnis
yang bisa bertahan lama, apalagi berkembang, jika gagal mengelola uangnya
secara efektif. Seperti bisnis lainnya, penyedia layanan TI, apakah dijalankan
sebagai bisnis komersial atau tidak, memerlukan pengelolaan keuangan yang baik.
Ini harus memastikan bahwa ia memiliki jumlah uang yang tepat untuk menjalankan
rencananya, untuk memastikan bahwa ia mengerti bagaimana uangnya digunakan,
untuk menentukan apakah uang tersebut telah digunakan secara efektif atau apakah
investasi baru yang diusulkan itu masuk akal.
Manajemen
keuangan adalah tentang menjaga sumber keuangan organisasi, memastikan bahwa
mereka dipekerjakan dengan bijaksana dan penggunaannya benar. Manajemen
keuangan memastikan organisasi memiliki pemahaman tentang biaya operasinya,
struktur biaya ini dan hal-hal yang memengaruhinya.
Manajemen
keuangan membantu perencanaan keuangan, memastikan bahwa rencana organisasi
sesuai dengan kemampuannya untuk mendukung biaya keuangan dan mengelola risiko.
Ini mencatat pengeluaran sehingga jelas bagaimana uang itu digunakan.
MAKSUD DAN
TUJUAN
Tujuan
pengelolaan keuangan untuk layanan TI adalah untuk memastikan bahwa penggunaan
optimal dibuat dari sumber keuangan organisasi dan ini dicapai sesuai dengan
kerangka peraturan di mana penyedia layanan TI beroperasi.
Tujuan
pengelolaan keuangan adalah untuk memastikan bahwa:
• Uang dikelola
dan dihabiskan dengan bijak;
• Sumber
keuangan yang tersedia sepenuhnya sesuai dengan rencana dan persyaratan
organisasi untuk penyediaan layanan TI;
• Keputusan
investasi sesuai dan sesuai dengan tujuan organisasi;
• Risiko
keuangan diidentifikasi dan dikelola secara efektif;
• Pengaturan
tata kelola dilakukan untuk memastikan pengelolaan sumber keuangan yang efektif
dan untuk menentukan akuntabilitas yang jelas;
• Organisasi
mematuhi semua kewajiban peraturan keuangan yang relevan dan keseluruhan
kebijakan dan strategi keuangan bisnis.
Tujuan utamanya
adalah untuk memastikan bahwa:
• Ada sistem
yang efektif untuk perencanaan dan penganggaran keuangan;
• Rencana
keuangan dan alokasi anggaran disesuaikan dengan portofolio layanan;
• Semua
investasi yang diajukan memiliki kasus bisnis yang memenuhi standar organisasi;
• Semua
risiko keuangan yang signifikan diidentifikasi dan dikelola sepenuhnya;
• Ada kerangka
tata kelola yang tepat yang sesuai dengan akuntabilitas yang jelas dan semua
pihak yang perlu dilatih dengan benar sehubungan dengannya;
• Semua
pengeluaran keuangan diperhitungkan dengan benar dan ada proses audit untuk
memastikan pengelolaan sumber keuangan yang tepat;
• Biaya dan
nilai semua layanan, proses dan aktivitas TI dipantau, diukur dan dipahami
serta tindakan yang tepat dilakukan atas dasar kinerja keuangan mereka.
AKTIVITAS DAN
KONSEP
Penganggaran
Penting untuk merencanakan ke depan untuk memastikan bahwa rencana bisnis
sesuai dengan uang yang tersedia. Produk dari perencanaan ini adalah rencana
keuangan atau anggaran yang mencakup pengeluaran dan pendapatan yang diharapkan
untuk periode tertentu, biasanya pada tahun (keuangan).
Anggaran harus
mencerminkan layanan yang akan disampaikan, proyek baru, investasi dan rencana
perubahan lainnya. Ini bukan sebuah artikulasi dari apa yang bisnis ingin
lakukan:
Ini tentang apa
yang bisa dicapai secara realistis. Meski begitu, anggaran adalah rencana dan
rencana tidak selalu berhasil. Anggaran harus menjadi prediksi terbaik yang
dapat dibuat oleh sebuah organisasi, namun harus mencakup beberapa kontinjensi
yang tak terduga.
Akuntansi
Proses dalam
akuntansi TI memungkinkan penyedia layanan TI memperhitungkan pengeluaran dan
pendapatan, memberikan rincian tentang bagaimana biaya dan pendapatan dibagi
antara pelanggan, layanan dan aktivitas. Analisis ini membantu menentukan
efektivitas biaya layanan untuk membuat keputusan yang tepat mengenai hal
tersebut.
Pengisian
Keputusan apakah
akan menagih adalah keputusan strategis yang harus diambil dengan hati-hati.
Pengisian tidak hanya meningkatkan biaya operasional penyedia layanan TI, namun
juga meningkatkan akuntabilitas, keterpaparan dan transparansi. Pengisian
menyediakan sarana untuk mempengaruhi perilaku pelanggan, membentuk permintaan
dan penggunaan untuk menyesuaikan kapasitas, sehingga mengurangi biaya dan
risiko. Tanpa pengisian, banyak pelanggan dan pengguna akan melihat layanan TI
sebagai gratis dan akan menuntut layanan ini dengan sedikit minat terhadap
implikasi keuangan atau operasional.
Kasus bisnis
Kasus bisnis
adalah alat pendukung keputusan dan perencanaan yang memproyeksikan kemungkinan
konsekuensi tindakan bisnis. Inti dari kasus bisnis biasanya merupakananalisis
keuangan, namun pembenaran investasi seringkali bergantung pada pertimbangan
finansial.
CONTOH
Seorang pejabat
setempat ingin mendirikan sebuah layanan untuk segera mengidentifikasi apakah
seorang anak sebelumnya telah diidentifikasi beresiko. Jika seorang anak muncul
di rumah sakit setempat dan bagian gawat darurat, dokter tugas akan dapat
memeriksa rincian anak-anak tersebut di Register Resiko dan memberitahukan
Pelayanan Sosial jika ada hasil yang positif. Ini melibatkan investasi yang
cukup besar dalam sistem TI dan layanan pendukung namun tidak ada keuntungan
finansial langsung. Namun demikian, manfaat potensial (mis., Untuk menghindari
kematian atau cedera anak yang tidak perlu berisiko) mengesampingkan biaya
finansial.
Manajemen
keuangan, bersama dengan manajer bisnis dan pemangku kepentingan utama lainnya,
akan menilai kasus bisnis terkait dengan skala investasi dan tingkat
pengembalian yang diantisipasi, dampaknya terhadap bisnis, skala waktu untuk
realisasi tunjangan, risiko dan kontinjensi yang terkait , kekokohan tokoh
dan kepekaannya terhadap perubahan. Semua ini harus dicakup dalam kasus bisnis
yang sehat.
Adalah penting
bahwa kasus bisnis memperjelas bagaimana manfaat dan biaya telah dinilai,
asumsi yang diandalkan dan tingkat kepercayaan pada angka tersebut. Kasus
bisnis terkadang bergantung pada pandangan optimis atau bahkan meragukan masa
depan, dan sangat penting bahwa hal ini dijelaskan kepada para pengambil
keputusan.
HUBUNGAN DENGAN
PROSES MANAJEMEN LAYANAN LAINNYA
Manajemen keuangan
untuk layanan TI sangat penting bagi manajemen layanan TI, dan memiliki
hubungan dengan banyak disiplin manajemen layanan lainnya. Interaksi kunci
adalah dengan manajemen tingkat layanan, manajemen portofolio layanan,
manajemen kapasitas dan aset layanan dan manajemen konfigurasi.
Manajemen
tingkat layanan
Manajemen
tingkat layanan (SLM) perlu bekerja sama dengan manajemen keuangan sehubungan
dengan biaya tingkat layanan yang diusulkan yang dibutuhkan untuk memenuhi
kebutuhan bisnis organisasi saat ini dan yang direncanakan.
Pengelolaan
portofolio layanan
Manajemen
keuangan berkaitan dengan pengembangan kasus bisnis, penilaian peluang
investasi, evaluasi opsi layanan yang berbeda, evaluasi risiko keuangan dan
penentuan nilai layanan. Semua ini penting bagi keputusan tentang apa yang
harus disertakan dalam portofolio layanan atau dihapus dari situ. Manajemen
keuangan dapat memberikan kontribusi pada keputusan tentang bagaimana cara
terbaik untuk menyediakan layanan yang diberikan, apakah ini harus melalui
penyedia layanan TI in-house atau penyedia pihak ketiga.
Layanan aset dan
manajemen konfigurasi
Manajemen aset
dan konfigurasi layanan mengelola dan mengelola database manajemen konfigurasi
(CMDB), yang menyimpan informasi keuangan dan informasi lainnya mengenai aset
yang dibutuhkan oleh manajemen keuangan untuk berbagai kegunaan. Misalnya, dari
CMDB, dimungkinkan untuk mengidentifikasi semua komponen yang dibutuhkan untuk
memberikan layanan tertentu dan informasi ini digunakan oleh manajemen keuangan
untuk menentukan keseluruhan biaya layanan. CMDB juga menyimpan informasi
mengenai aset, seperti tanggal penggantian peralatan dan tanggal terminasi /
perpanjangan lisensi, yang dapat digunakan dalam pengembangan anggaran dan
perencanaan keuangan jangka panjang.
Manajemen
hubungan bisnis
BRM membantu
manajemen keuangan untuk layanan TI untuk memahami bagaimana pelanggan menilai
nilai yang mereka dapatkan dari layanan TI dan apa yang mereka siap bayar untuk
mereka. BRM membantu pelanggan memahami kebijakan keuangan, biaya, risiko dan
masalah lainnya dari penyedia layanan TI, dan menjelaskan bagaimana biaya
penyedia layanan diterjemahkan ke dalam tagihan pelanggan
Tidak ada komentar:
Posting Komentar